Die Ärztegesellschaft des Kantons Zürich (AGZ) ist die Standesorganisation für etwa 5‘700 diplomierte Ärzte im Kanton. Sie fördert den Zusammenhalt, organisiert Notfalldienste und erwirkt angemessene Rahmenbedingungen für die Ausübungen des Berufes. Für die optimale Organisation der Mitglieder sowie die aktuelle und historische Auswertung der Daten wurde ein MS Dynamics 365 CRM-System eingesetzt, welches Effizienz moderner

AGZ ist ein selbstständiger Berufsverband für Ärzte, die im Kanton Zürich niedergelassen oder berufstätig sind
Organisiert sowohl den Schul- als auch den notfallärztlichen Dienst im Kanton
Vertritt die Interessen der Mitglieder in der Verbindung der Schweizer Ärzte (FMH)

Das Team besteht aus 10 Mitarbeitern mit verschiedenen Aufgabengebieten, es gibt jedoch keine dezidierte IT-Abteilung
Die Mitgliederdatenbank ist das zentrale Verwaltungstool für alle Aufgabengebiete von der Organisation der Dienste über die operativen Aufgaben bis zu Rechnungslegung und dem Mahnwesen. Insgesamt sind mehrere tausend Datensätze in der Datenbank gespeichert. Das heisst: rund 7’000 aktive Mitglieder (Kontakte), ca. 1000 Institutionen (Firmen), ca. 20’000 Rechnungen pro Jahr und rund 120 Produkte.

Bisher wurden die Daten in mehreren, lokal gespeicherten Access-Anwendungen dokumentiert
Neben den tagesaktuellen Aufgaben werden zusätzlich Auswertungen der Mitgliedszahlen vorgenommen, um aktuelle Entwicklungen abzubilden und zu jedem Zeitpunkt eine verlässliche Aussage über die Situation im Kanton treffen zu können
Die bestehenden Anwendungen waren jeweils einer bestimmten Aufgabe zugeordnet – so gab es für das Rechnungs- und Mahnwesen sowie die Adressdatenbank aufwendig zu bedienende Einzellösungen
Die Folge waren eine schlechte Benutzerführung und ein extrem hoher Aufwand, um alle Datensätze aktuell zu halten
Die lokale Speicherung der Datenbank ist nach heutigen Standards nicht mit dem Datenschutz für personenbezogene Daten zu vereinbaren
Das neue System sollte eine zentral gehostete Lösung sein, die state of the art in Bezug auf Usability und den Datenschutz ist
Dazu wurde ein Partner mit exzellenter Cloud Erfahrung gesucht und in Cybersystems gefunden

Die grösste Herausforderung lag in der Aktualisierung und Bereinigung der Daten. Dubletten mussten bereinigt und alle Datensätze vereinheitlicht werden
Die Grundvoraussetzung des Kunden war es, die zentralen Daten in jeder operativen Aufgabe nutzen zu können. Dank des MS Dynamics 365 CRM war diese bereits durch das System erfüllt
Migration einer gewachsenen Datenstruktur in einer veralteten Applikation binnen kürzester Zeit – alle Daten mussten auf das CRM angepasst und eingespielt werden, um die Handlungsfähigkeit des AGZ zu gewährleisten

Die Umsetzung des Projektes ist in drei Phasen eingeteilt, von der die eigentliche Projektphase etwa drei Monate in Anspruch genommen hat
In den beiden weiteren Phasen geht es um die schrittweise Erweiterung des Funktionsumfangs
Ziel ist es, dass die Mitglieder ihre Daten selbstständig über eine Eingabemaske pflegen können und der Verwaltungsprozess so deutlich effizienter gestaltet werden kann
Zwar laufen aktuell noch beide Systeme parallel, die Access-Anwendung wird jedoch nur noch im „Read-Only-Modus“ weiterbetrieben

Die zusätzliche Schnittstelle zu SAGE vereinfacht die Buchhaltungsprozesse erheblich
Durch die gute Basis-Software des MS Dynamics 365 sind aufwendige Nachprogrammierungen nicht mehr notwendig
Mit dem Hosting in der sicheren Microsoft Azure Cloud erfüllt das Dynamics 365 CRM die Zertifizierungen nach dem Schweizer Recht. Besonders schützenswerte personenbezogene Daten werden dort sicher gespeichert

Im Dynamics 365 CRM werden alle relevanten Daten zur ärztlichen Versorgung im Kanton gespeichert. Von den Stammdaten der Ärzte über Aktivitäten, Mitgliedschaften bis hin zu detaillierten Rechnungsverläufen
Die Auswertung der aktuellen Statistiken wird dank Batch Task Service automatisiert jede Nacht vorgenommen, so dass AGZ jeden Morgen die tagesaktuellen Zahlen und Daten vorliegen
Mit der Lösung des AddOn Partners ClickDimensions wird sowohl der Newsletter mit einer Auflage von etwa 100‘000 Stück jährlich sowie Langingpages für anstehende Events verwaltet
Die Datensicherheit wurde durch die Auslagerung des Hostings in ein sicheres Rechenzentrum nachhaltig erhöht.

Nach Abschluss der ersten Phase beginnt die schrittweise Erweiterung des Funktionsumfangs in Bezug auf die Verwaltung von Vorlagen und das automatisierte Reporting
Darüber hinaus bietet das aktuelle MS Dynamics 365 CRM die Möglichkeit, mit der automatisierten Zuteilung von Ärzten an den Notfalldienstkreis die medizinische Versorgung im Kanton weiter zu verbessern
Als nächster Schritt ist die Einführung eines Mitglieder-Portals mit Online-Formular geplant, mit dem die Mitglieder der AGZ ihre Datensätze selbstständig pflegen können

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