Mit ihrem Projekt «Orca» hat die Ringier-Tochter Radio Energy ein komplettes Radio-ERP auf der Basis von Microsoft Dynamics CRM integriert. Ohne Schnittstellen und Medienbrüche werden dort Kundendaten und Aufträge von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Rechnungsversand gesteuert und dokumentiert. Spots werden zur definierten Zeit automatisch ins Audio-System exportiert. Eine Lösung, die in der Branche aufhören lässt.
Kurzprofil
- Energy Zürich ist das Privatradio mit der inzwischen grössten Reichweite in der Schweiz. Im 2. Halbjahr 2015 wurden täglich 285‘000 meist junge Hörer gezählt.
- Eigentümer sind die Ringier AG und die internationale NRJ Group.
- Werbespots sind die Hauptfinanzierungsquellen des Senders. Das Produkt-Portfolio umfasst zudem Promotion Packages und Events wie Energy Stars for Free, Energy Air, Energy Fashion Night und Energy Live Session. Eintrittskarten zu diesen Events sind nicht käuflich, sie werden ausschliesslich an Bewerber verlost.
Facts & Figures
- Schnittstellen zum SAP ERP von Ringier und zum Audio-System.
- 47 User betreuen 6700 Kunden und 10‘800 Kontakte und erledigen 10‘600 Aufträge pro Jahr.
- Im CRM Buchungswizard werden 20‘000 Produkte, 30‘000 Slots sowie zahlreiche Rabatt- und Kommissionsvarianten gesteuert.
- Der CRM-Server wird von IT-Mitarbeitern von Ringier gewartet.
- AddOns ergänzen das CRM, u.a. Document Generator, Invoice Generator und der Buchungs-Wizard (Branchenlösung).
Ausgangslage
- Das Ziel war, das bisherige Radio-Tool von Delfin.Media durch eine strategisch überzeugende CRM/XRM-Lösung zu ersetzen.
- Dieses war neben einem bereits im Vertrieb genutzten Microsoft CRM im Einsatz, konnte aber nicht ausgebaut werden.
- Deshalb der weitsichtige Entscheid, das CRM selbst mit allen bisherigen Funktionalitäten der Radio-ERP-Lösung auszustatten und durch weitere nützliche Funktionalitäten zu ergänzen.
- Dabei kamen Energy die vielen bei Cybersystems bestehenden AddOns und Komponenten gelegen. Diese verhinderten, dass die Lösung von Grund auf neu entwickelt werden musste und erlaubten bei der Umsetzung der spezifischen Anforderungen gleichzeitig eine sehr hohe Flexibilität.
Herausforderungen
- Zahlreiche Vorgaben wie (uhr)zeitabhängige Werbepreise, Rabatt- und Kommissionsvarianten, Zahlungsziele u.v.m. machen die bereits hochintegrierte Lösung besonders komplex.
- «Orca» wurde unter Zeitdruck realisiert, weil das Radio-System auf Ende Jahr stillgelegt werden und das CRM sofort seine Funktionen übernehmen sollte.
- Die Kosten gesendeter Spots sollten täglich vom Kundenguthaben abgebucht, die Jahresvereinbarungen getrackt werden, um sofort zu warnen, sollten Kundenguthaben aus Zeitgründen ablaufen.
Umsetzung
- Im Zentrum steht der Kunde. Die Wandlung von Verkaufschancen zu Aufträgen und Offerten wird konsequent unterstützt, am Ende die Rechnung erstellt, und alle Daten werden dokumentiert.
- Zu jedem Auftrag werden Angaben über die zuständigen Personen, Agenturen und Vermittler, die Art des Abschlusses (z.B. Jahresvereinbarung), diverse Rabattvarianten, Berater- resp. Verkaufs-kommissionen (BK/VK), zudem Gegengeschäfte und alle Daten über die verkauften Spots wie Sender (Zürich, Basel, Bern), Datum, Uhrzeit des Slots, Länge etc. erfasst (s. Lösungsdesign).
- Die Prozesse wurden vom Kunden bzw. der Geschäftssystematik vorgegeben und von Cybersystems im CRM implementiert. Die Gesamtstruktur folgt den strategischen und betrieblichen Kundenbedürfnissen.
- Die Erfahrung der Anwender mit Dynamics CRM erleichterte ihre Umschulung auf das wesentlich erweiterte System und sorgte rasch für gute Resultate und hohe Akzeptanzwerte.
- Die Migration ausgewählter Daten verlief reibungslos.
Highlights
- «Orca» ist als komplette Radio-Lösung ausgelegt, ergänzt allein durch das Audio-System und das SAP ERP (Schnittstelle Finanzbuchhaltung) von Ringier.
- Ca. 80 Prozent des Radio Energy-Umsatzes wird mit der neuen CRM/XRM-Lösung erwirtschaftet; der Ausbau ist vorgespurt.
- Ein täglicher Update der Finanzlage, das Reporting und die automatische Erstellung der Rechnungen und Alerts bei Über- bzw. Unterbuchungen steigern die eigene Planungssicherheit und die der Kunden und sorgen für einen kontinuierlichen Cash Flow und eine sichere Liquidität von Radio Energy.
- Ein neuer radiospezifischer Buchungs-Wizard unterstützt die User bei der effizienten Zusammenstellung von Aufträgen und Offerten.
- Templates sorgen für sichere und rasche Buchungen der Spots und die Dokumentation aller Details der Vereinbarung.
- Die Fakturierung erfolgt vollautomatisch.
Resultat
- Die Lösung erfüllt alle an sie gestellten Erwartungen.
- Täglich generiert das CRM eine Liste für den Media-Service, der die Reihenfolge der Spots für den nächsten Tag kontrolliert und ggf. ändert. Auch der Radio-Moderator erhält einen Ausdruck, um im Notfall die Spots auch ohne CRM-Unterstützung zur definierten Zeit abrufen zu können. Im Normalfall exportiert das CRM die Spots zur Sendezeit automatisch ins Audio-System.
- Reports berechnen tagesaktuell das Umsatztotal sowie den Verkaufserfolg pro Sender und/oder Verkaufsregion. Ein Abgleich mit den Budget- und den Vorjahreswerten ist inbegriffen.
- Ein «Bakom-Report» schafft die Voraussetzung für den Sender, die ihr zustehenden Subventionen bei der Behörde abzurufen.
- Ein Slot-Auslastungs-Report hilft bei der Optimierung der Tarifgestaltung für das jeweils kommende Jahr.
- Die integrierte CRM/XRM/ERP-Lösung kann auch für andere Radiogesellschaften von Vorteil sein und von diesen problemlos eingesetzt werden.
Ausblick
- Ein Ausbau ist angedacht. Dies gilt u.a. für mobile Anwendungen und das Reporting. Hierfür wurde bereits ein Business Intelligence-(BI)-Tool basierend auf einem Cube in der CRM-Lösung implementiert.
- Auch eine Web-Schnittstelle steht zur Diskussion, über die sich Hörer registrieren und für Event-Eintrittskarten bewerben können.
- Die Bewirtschaftung von Hörer-Adressen sowie das Management und die Abrechnung der Events sind weitere Optionen.