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Transparenz und Übersicht erhöhen Verkaufschancen

IT-Dienstleister

Die inova:solutions AG deckt mit ihren Produkten die Anforderungen an Software-Lösungen zur Unterstützung moderner Controlling- und Planungsprozesse in öffentlichen Verwaltungen und Dienstleistungsunternehmen umfassend ab. Für Verkauf und Kundenbetreuung sind vorrangig Projektleiter zuständig. Um Transparenz im Sales-Prozess zu schaffen sowie eine effizientere Zusammenarbeit mit dem Marketing zu erreichen, sollte ein einfach zu bedienendes CRM-System eingeführt werden. Mit der Cloud-Lösung Microsoft Dynamics 365 verhalf Cybersystems der inova erfolgreich zu ihrem ersten CRM.

Kurzprofil

  • Seit bald 25 Jahren entwickelt inova:solutions Software für Schweizer Organisationen, das öffentliche Gemeinwesen und die Dienstleistungsbranche. Das Unternehmen nutzt und begründet Innovationen, um einfach zu bedienende, leistungsstarke und hoch performante Systeme zu schaffen. Besondere Stärken sind die Abwicklung grosser Datenmengen und komplexer Geschäftsprozesse sowie umfassende Detailkenntnisse in Rechnungswesen und Personalplanung.
  • „Die Workshops zur Lösungsmodellierung haben alle sehr geschätzt. Anhand konkreter Beispiele von Projekten mit ähnlichen Aufgabenstellungen konnte Verständnis geschaffen werden. Der Austausch mit Cybersystems war sehr angenehm und verlässlich. Man wollte nichts überdimensionieren, sondern setzte die Lösung pragmatisch und auf unsere Bedürfnisse abgestimmt um.“

    Adrian Krebs
    CPO, Mitglied der Geschäftsleitung

    Facts & Figures

    • Gegründet 1995
    • Geschäftssitz in Ostermundigen BE
    • Alle Aktionäre als Geschäftsleitungsmitglieder im Unternehmen
    • Ca. 55 Mitarbeiter, inklusive Informatik-Lernende
    • 3 Power-User zum Start, kontinuierlicher Ausbau über das Unternehmen

    „Das CRM verbessert unsere internen Abläufe sowie Datenverfügbarkeit und Qualität. Die Informationen sind für alle zentral verfügbar und wir haben dadurch einen raschen Überblick je Geschäftsbereich über Leads und Verkaufschancen.“

    Peter Dahinden
    COO, Mitglied der Geschäftsleitung

    Ausgangslage

    • Stammdaten-Management durch lokal gespeicherte Firmen- und Kontaktdaten
    • Keine zentrale, transparente Verwaltung der Kundendaten (bisher kein CRM vorhanden)
    • Mehrere parallele Projekte bei Kunden in unterschiedlichen Phasen, mit teils denselben, aber teils auch anderen Ansprechpartnern
    • Keine zentrale Übersicht über Leads, Verkaufschancen, Projekte und jeweilige Ansprechpartner

    Herausforderungen

    • Marketing wünschte ein CRM, um Kunden besser kennenzulernen und zu verstehen, aber auch um laufende und abgeschlossene Projekte und Projektsysteme besser für Sales und After Sales nutzen zu können
    • Kaum CRM-Erfahrung vorhanden, Change Management der Unternehmenskultur war gefragt
    • Gesucht war ein sehr einfaches, leicht zu bedienendes und zu lernendes Tool
    • User sind v.a. Projektleiter, Marketing sowie die Geschäftsleitung, Zugriff sollten aber alle haben

    „Den grössten Vorteil bietet das CRM in der Definition eines gemeinsam entwickelten Akquisitions- und Verkaufsprozesses. Die Projektleiter, die sich auch um den Verkauf kümmern, schätzen vor allem die gesamtheitliche Übersicht über den Kunden. Ich kenne nun auch die Aktivitäten, welche aus einem anderen Geschäftsbereich kommen.“

    Adrian Krebs
    CPO, Mitglied der Geschäftsleitung

    Umsetzung

    • Projektdauer von März bis August 2018
    • In regem Austausch mit Marketingleitung, COO und einem Projektleiter
    • Bedürfnisse der User in Workshops aufgenommen, was Akzeptanz erhöht hat
    • Prototyp zum Testen, um Feedback und Änderungswünsche einzuholen
    • Power-User-Schulung im Juli durch Cybersystems-Projektleiter
    • Sanfter Start mit wenigen Usern, kontinuierliches Ramp-up

    Highlights

    • Erstes CRM im Unternehmen
    • Eingabefeld für Verkaufschancen als Indikator für künftige Geschäfte, unterteilt nach Bestandskunde und Neukunde, voraussichtliches Abschlussdatum, Bewertung, geschätzter Umsatz
    • Gewonnene Verkaufschancen werden automatisiert als Projekt abgebildet
    • Projekt-Lebenszyklus ersichtlich
    • Leads und Kontaktdaten in Microsoft Cloud, Dokumente zentral auf Kunden-Server
    • Marketing hat Übersicht über alle laufenden Projekte
    • Outlook-Integration für Tracking jeglicher Kommunikation, inkl. E-Mails
    • Umfassendes Support-Abo (Betriebsunterstützung, Help Desk)

    Lösungsdesign

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    Resultat

    • Mit dem cloudbasierten Microsoft Dynamics 365 wurde das technologisch neuste Produkt am Markt implementiert
    • Kollaboration durch Verknüpfung mit Microsoft SharePoint für direkten Zugriff auf Dokumente (fast zeitgleich implementiert, wird laufend optimiert)
    • Akzeptanz der User mit Erfahrung gewachsen
    • Vorteile wie Transparenz oder Übersicht/Zugriff werden von allen Usern wahrgenommen, insbesondere wenn mehrere Projektleiter mit demselben Kunden verbunden sind
    • Zentrale Kontaktdatenbank macht das CRM zum Lead-System
    • Wesentliche Verbesserung der Adress- und Kundendatenbank

    Ausblick

  • Möglicher Ausbauschritt: Schnittstelle zu interner Projektmanagement-Software (in Entwicklung)