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Digital in den Arbeitsmarkt

Gemeinnützige Organisationen

Seit 50 Jahren verhilft die Stiftung Brändi Menschen mit Behinderung zu Selbstbestimmung, Teilhabe und Selbstverantwortung im Kanton Luzern. Die vielschichtigen Anforderungen dieser Unternehmung an das digitale Umfeld ist eine besondere Herausforderung. Um alle geschäftsrelevanten Daten zu verwalten, wurde mit Hilfe von Cybersystems eine umfassende Extended Relationship Management-Lösung (XRM) integriert. Ziel dieses Projektes war die Digitalisierung von verschiedenen Unternehmensprozessen.

Kurzprofil

  • Gegründet am 8. Oktober 1968 unter dem Namen „Arbeitszentrum für Behinderte Luzern“
  • Im Verlauf der Jahre ist die Anzahl der Klienten von anfänglichen 12 auf heute 1‘100 gestiegen
  • Bestehend aus 9 Unternehmen für Arbeit, Ausbildung, Weiterbildung und Begleitung
  • 6 Wohnunternehmen im Kanton mit verschiedenen Wohnformen

„Durch das grosse Team von Cybersystems wurde die Abhängigkeit von Einzelpersonen deutlich kleiner. Das war ein deutlich spürbarer Vorteil.“

Armin Villiger
Projektleiter Informatik

Facts & Figures

  • Über das gesamte Unternehmen hinweg nutzen ca. 150 Mitarbeiter MS Dynamics 365/CRM
  • Was vormals ein CRM System war, ist nun zu einer deutlich komplexeren XRM-Lösung geworden. So wird eine Vielzahl von verschiedenen Unternehmensprozessen über das System organisiert und abgewickelt
  • Aktuell sind etwa 8‘000 Firmendatensätze sowie 24‘000 Kontakte im System verzeichnet
  • Eine bestehende Microsoft Infrastruktur und die Gold Partnerschaft haben die Wahl für das MS Dynamics 365/CRM deutlich erleichtert
  • Cybersystems nahm für die Stiftung Brändi in der Projektvorbereitung eine beratende Rolle ein – die gesamte Datenmigration wurde vollständig von Cybersystems realisiert

„Wir führen mit dem CRM nicht nur über die Kunden unserer Unternehmen Buch, sondern verwalten auch alle Daten über unsere Klienten, also die Menschen, die bei uns arbeiten und wohnen.“

Armin Villiger
Projektleiter Informatik

Ausgangslage

  • Microsoft Dynamics CRM Version 4.0 im Einsatz. Durch das Ende des Supports wurde das Upgrade notwendig
  • Gleichzeitig sollte das bisherige Konzept auf die aktuellen Herausforderungen angepasst werden. Dazu gehörte auch die umfangreiche Integration weiterer Geschäftsprozesse sowie die Anbindung von Adressverwaltung, Intranet und Fallführungssoftware
  • Bisheriges CRM wurde umfangreich genutzt und ist fest in der Unternehmensstrategie verankert

Herausforderungen

  • Eigenbauten und Erweiterungen für das bisherige CRM sollten auch in der neuen Version weiter genutzt werden
  • Migration der bisherigen Daten war für den reibungslosen Übergang elementar
  • Schnittstelle zum Abacus-ERP muss erstellt werden, um alle Gewerke der Stiftung zu verbinden und die Effizienz zu erhöhen

„Die Tatsache, dass es bei der Migration der Daten keine Zwischenfälle gab, war beeindruckend.“

Armin Villiger
Projektleiter Informatik

Umsetzung

  • Die höchste Priorität lag auf der Verbesserung des User-Interfaces
  • Das Projekt lief mit allen Vorbereitungen etwa ein Jahr – Cybersystems war davon etwa sieben Monate aktiv am Projekt beteiligt
  • Das neue System wurde parallel zum bestehenden System aufgebaut, um Datenverluste zu vermeiden
  • Danach wurden die Daten vom alten in das neue System integriert

Highlights

  • Sehr guter Service aus der Rolle als externer Dienstleister
  • GoLive wurde an einem Feiertag umgesetzt, um einen Ausfall im laufenden Betrieb zu verhindern
  • Freundschaftlicher Kontakt innerhalb des unternehmensübergreifenden Teams sorgte für eine gute Projektatmosphäre
  • Äusserst umfangreiche Lösung mit Schnittstellen in vielen verschiedenen Geschäftsbereichen. Das XRM-System wurde zum digitalen Rückgrat des Unternehmens und erhöht die Effizienz der Arbeitsprozesse deutlich

„Der Gedanke eines CRMs ist in unserem Unternehmen neu erweckt worden, da die Vorteile einer guten Struktur noch sichtbarer sind als bisher“

Armin Villiger
Projektleiter Informatik

Lösungsdesign

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Resultat

  • Besseres User Interface erleichtert allen Mitarbeitern die Arbeit
  • Die Datenqualität hat sich nochmals verbessert
  • Mit der vereinfachten Benutzeroberfläche erhöht sich auch die Akzeptanz des Personals

Ausblick

  • In Zukunft soll das System um weitere Funktionen wie etwa die Versicherungsverwaltung für Klienten oder ein Marketingmodul erweitert werden
  • Eine zentrale Vertragsverwaltung soll die Organisation und Koordination der Tochterunternehmen vereinfachen
  • Umfangreichere Schnittstellen an die beschriebenen externen Systeme sollen die Arbeit noch effizienter gestalten