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Anrede

Medizinische Versorgung dank moderner Mitgliederverwaltung

Die Ärztegesellschaft des Kantons Zürich (AGZ) ist die Standesorganisation für etwa 5‘700 diplomierte Ärzte im Kanton. Sie fördert den Zusammenhalt, organisiert Notfalldienste und erwirkt angemessene Rahmenbedingungen für die Ausübungen des Berufes. Für die optimale Organisation der Mitglieder sowie die aktuelle und historische Auswertung der Daten wurde ein MS Dynamics 365 CRM-System eingesetzt, welches Effizienz moderner CRM Lösungen mit dem Schutz personenbezogener Daten kombiniert.

Kurzprofil
  • AGZ ist ein selbstständiger Berufsverband für Ärzte, die im Kanton Zürich niedergelassen oder berufstätig sind
  • Organisiert sowohl den Schul- als auch den notfallärztlichen Dienst im Kanton
  • Vertritt die Interessen der Mitglieder in der Verbindung der Schweizer Ärzte (FMH)
Facts & Figures
  • Das Team besteht aus 10 Mitarbeitern mit verschiedenen Aufgabengebieten, es gibt jedoch keine dezidierte IT-Abteilung
  • Die Mitgliederdatenbank ist das zentrale Verwaltungstool für alle Aufgabengebiete von der Organisation der Dienste über die operativen Aufgaben bis zu Rechnungslegung und dem Mahnwesen. Insgesamt sind mehrere tausend Datensätze in der Datenbank gespeichert. Das heisst: rund 7’000 aktive Mitglieder (Kontakte), ca. 1000 Institutionen (Firmen), ca. 20'000 Rechnungen pro Jahr und rund 120 Produkte.

Unsere bisherige Datenbank war sowohl technisch als auch datenschutzrechtlich nicht mehr zeitgemäss. Das hat den Entscheid für ein neues CRM deutlich geprägt.

Hubert, Bianka

Stv. Generalsekretärin

Ausgangslage
  • Bisher wurden die Daten in mehreren, lokal gespeicherten Access-Anwendungen dokumentiert
  • Neben den tagesaktuellen Aufgaben werden zusätzlich Auswertungen der Mitgliedszahlen vorgenommen, um aktuelle Entwicklungen abzubilden und zu jedem Zeitpunkt eine verlässliche Aussage über die Situation im Kanton treffen zu können
  • Die bestehenden Anwendungen waren jeweils einer bestimmten Aufgabe zugeordnet – so gab es für das Rechnungs- und Mahnwesen sowie die Adressdatenbank aufwendig zu bedienende Einzellösungen
  • Die Folge waren eine schlechte Benutzerführung und ein extrem hoher Aufwand, um alle Datensätze aktuell zu halten
  • Die lokale Speicherung der Datenbank ist nach heutigen Standards nicht mit dem Datenschutz für personenbezogene Daten zu vereinbaren
  • Das neue System sollte eine zentral gehostete Lösung sein, die state of the art in Bezug auf Usability und den Datenschutz ist
  • Dazu wurde ein Partner mit exzellenter Cloud Erfahrung gesucht und in Cybersystems gefunden

Da wir eine überschaubare Anzahl an Mitarbeitern haben, war eine intelligente Lösung notwendig, die wertvolle Arbeitszeit erspart.

Hubert, Bianka

Stv. Generalsekretärin

Herausforderungen
  • Die grösste Herausforderung lag in der Aktualisierung und Bereinigung der Daten. Dubletten mussten bereinigt und alle Datensätze vereinheitlicht werden
  • Die Grundvoraussetzung des Kunden war es, die zentralen Daten in jeder operativen Aufgabe nutzen zu können. Dank des MS Dynamics 365 CRM war diese bereits durch das System erfüllt
  • Migration einer gewachsenen Datenstruktur in einer veralteten Applikation binnen kürzester Zeit – alle Daten mussten auf das CRM angepasst und eingespielt werden, um die Handlungsfähigkeit des AGZ zu gewährleisten
Umsetzung
  • Die Umsetzung des Projektes ist in drei Phasen eingeteilt, von der die eigentliche Projektphase etwa drei Monate in Anspruch genommen hat
  • In den beiden weiteren Phasen geht es um die schrittweise Erweiterung des Funktionsumfangs
  • Ziel ist es, dass die Mitglieder ihre Daten selbstständig über eine Eingabemaske pflegen können und der Verwaltungsprozess so deutlich effizienter gestaltet werden kann
  • Zwar laufen aktuell noch beide Systeme parallel, die Access-Anwendung wird jedoch nur noch im „Read-Only-Modus“ weiterbetrieben
Highlights
  • Die zusätzliche Schnittstelle zu SAGE vereinfacht die Buchhaltungsprozesse erheblich
  • Durch die gute Basis-Software des MS Dynamics 365 sind aufwendige Nachprogrammierungen nicht mehr notwendig
  • Mit dem Hosting in der sicheren Microsoft Azure Cloud erfüllt das Dynamics 365 CRM die Zertifizierungen nach dem Schweizer Recht. Besonders schützenswerte personenbezogene Daten werden dort sicher gespeichert

Das CRM ermöglicht es uns, zu jedem Zeitpunkt einen aktuellen Stand über die medizinische Versorgung im Kanton zurate zu ziehen.

Hubert, Bianka

Stv. Generalsekretärin

Resultat
  • Im Dynamics 365 CRM werden alle relevanten Daten zur ärztlichen Versorgung im Kanton gespeichert. Von den Stammdaten der Ärzte über Aktivitäten, Mitgliedschaften bis hin zu detaillierten Rechnungsverläufen
  • Die Auswertung der aktuellen Statistiken wird dank Batch Task Service automatisiert jede Nacht vorgenommen, so dass AGZ jeden Morgen die tagesaktuellen Zahlen und Daten vorliegen
  • Mit der Lösung des AddOn Partners ClickDimensions wird sowohl der Newsletter mit einer Auflage von etwa 100‘000 Stück jährlich sowie Langingpages für anstehende Events verwaltet
  • Die Datensicherheit wurde durch die Auslagerung des Hostings in ein sicheres Rechenzentrum nachhaltig erhöht.

Wir haben uns nach einer öffentlichen Ausschreibung bewusst für Cybersystems entschieden und wurden seither nicht enttäuscht. Von Beginn an war die Zusammenarbeit sehr gut geführt und strukturiert.

Hubert, Bianka

Stv. Generalsekretärin

Ausblick
  • Nach Abschluss der ersten Phase beginnt die schrittweise Erweiterung des Funktionsumfangs in Bezug auf die Verwaltung von Vorlagen und das automatisierte Reporting
  • Darüber hinaus bietet das aktuelle MS Dynamics 365 CRM die Möglichkeit, mit der automatisierten Zuteilung von Ärzten an den Notfalldienstkreis die medizinische Versorgung im Kanton weiter zu verbessern
  • Als nächster Schritt ist die Einführung eines Mitglieder-Portals mit Online-Formular geplant, mit dem die Mitglieder der AGZ ihre Datensätze selbstständig pflegen können