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Anrede

Steigerung der Effizienz und Effektivität in Sales & Marketing

Das Zentrum für Unternehmensführung (kurz ZfU) versteht sich als ganzheitliche, internationale Business School mit dem Ziel, dem mittleren und oberen Management eine umfassende, aktuelle „State of the art“-Weiterbildung zu bieten. Mit dem Ziel, interne Abläufe zu entschlacken und die Effizienz deutlich zu erhöhen, wurde als Teil der Gesamterneuerung der Unternehmensplattform das neue CRM System eingeführt. Das neue System ermöglicht es ZfU, bestehende Kunden und zukünftige Kadergenerationen über mehrere Kanäle zu erreichen, und so die Kosten, aber auch die Effektivität der eigenen Aktivitäten, deutlich zu erhöhen.

Kurzprofil
  • Gegründet wurde das ZfU als Zentrum für Unternehmungsführung AG 1978 durch Dr. Fritz Haselbeck, einem Visionär auf dem Gebiet der Weiterbildung. Seit 1990 ist ZfU International Business School vollwertiges Mitglied des EFMD. Seit 2011 ist die ZfU ein Teil des WEKA Verlag.
  • Das ZfU versteht sich als ganzheitliche, internationale Business School mit dem Ziel, dem mittleren und oberen Management eine umfassende, aktuelle „State of the art“-Weiterbildung zu bieten.
  • ZfU bietet sowohl öffentliche Veranstaltungen mit rund 200 Themen in Seminaren und Lehrgängen an – insgesamt über 450 Veranstaltungen und über 6'000 Teilnehmer des mittleren und oberen Managements pro Jahr.
  • Ein weiteres, wesentliches Geschäftsfeld ist aber auch das für Firmenkunden individuell zugeschnittene Weiterbildungsangebot mit über 400 massgeschneiderten Veranstaltungen pro Jahr.
Facts & Figures
  • 35 feste Mitarbeiter.
  • Pro Jahr gegen 6‘000 Teilnehmer und 600 Veranstaltungen (Firmenintern und öffentlich Seminare).
  • Anzahl CRM Anwender: 18 im Endausbau.
Ausgangslage
  • Im Zuge der Projektarbeiten zur internen Effizienzsteigerung mit der Einführung eines neuen ERP entschied die Geschäftsleitung, die Einführung eines neuen CRM Systems vorzuziehen.
  • Die neue Plattform ersetzt ein altes, monolithische, über Jahrzehnte gewachsenes eigenes System.
  • Der Kontakt wurde über Brain Consult, einer Beratungsfirma aus Sursee hergestellt. Nach einer Präsentation und Offertphase hat man sich für die Zusammenarbeit mit Cybersystems, nicht zuletzt auch wegen entsprechenden Best-Practice Kennntnissen und ClickDimensions Zertifizierung (Marketing-Tool) entschieden.

Wir haben unsere monolithische Systemlandschaft ersetzt durch moderne ERP und CRM Systeme, um einerseits effizienter zu werden und Kosten zu sparen, andererseits auch in Zukunft viel agiler Veränderungen umsetzen zu können.

Manhart, Monika

COO

Herausforderungen
  • Mit dem neuen CRM sollen Marketing und Verkauf enger verknüpft, bestehende Abläufe deutlich effizienter gestaltet und teilweise automatisiert werden können.
  • Zukünftige Anpassungen oder neue Applikationen sollen dank des neuen CRM deutlich kostengünstiger und schneller eingeführt werden können.
  • Das neue CRM ist die Basis für eine moderne Kommunikation mit zahlreichen Teilnehmern und Firmenkunden über verschiedene traditionelle Print und moderne online Kanäle.
  • Das neu CRM soll der Geschäftsleitung ermöglichen, sehr viel einfacher relevante KPIs (Erfolgs Indikatoren) in Echtzeit zur Unternehmenssteuerung zur Verfügung zu haben.
  • Das neue CRM soll die Risiken des aktuellen Molochs mit sehr vielen, nicht mehr bekannten Abläufen und SQL-Daten, verringern.
  • Das neue CRM soll das Know-how über die Prozesse wieder gebündelt zur Verfügung stellen und den Weg in eine moderne Zukunft mit moderner, wartungsgerechter Zukunft sichern, ohne dass viel ‘Handarbeit’ dahinterliegt.

Von dem Moment weg, als wir unsere Ziele genau definiert hatten, ging das Projekt zügig voran und wir konnten nach weniger als 6 Monaten produktiv gehen.

Manhart, Monika

COO

Umsetzung
  • Zu Beginn des CRM Projektes arbeiteten Bereichsüberreifende Projektteams an einzelnen Themen. Schnell wurde aber klar, dass nur die Einbeziehung der Geschäftsleitung in den Projektablauf schnelle Entscheidungen zu Prozessvereinfachung und Informationsdesign ermöglichten.
  • Die Neueinstellung einer Online Marketing Spezialistin mit CRM Erfahrung beschleunigte die Umsetzung gegen Ende des Projektes signifikant.
  • Mit den neuen Strukturen des Projektteams und der neuen Spezialistin als Ansprechperson im Marketing konnte die Umsetzung des Projektes beschleunigt werden.
  • Ab dem Punkt, als die zukünftigen Usecases klar definiert waren, konnte Cybersystems ZfU dank Best Practices sehr effizient mit bei der Umsetzung unterstützen.
  • Das Projekt wurde innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens von 6 Monaten umgesetzt und ist nun bereits im Marketing der ZfU im Einsatz. In einem zweiten Schritt wird im Moment die Verkaufs-Mannschaft ins neue CRM System eingeführt.
Highlights
  • Das neue CRM wird von der Geschäftsleitung, den Verantwortlichen und Mitarbeitern sehr gut angenommen. Erste Resultate werden bereits nach wenigen Monaten sichtbar.
  • Mit der Einführung des neuen CRM konnte auch eine neue Mitarbeiterin mit entsprechender Erfahrung gewonnen werden, die dem Marketing Team nun hilft, die «Lernkurve» drastisch zu verkürzen.
  • Sogenannte «alte Zöpfe» konnten erfolgreich abgeschnitten werden und die eigenen Prozesse und Angebote deutlich entschlackt werden.
  • Die Mitarbeiterzufriedenheit konnte gesteigert werden, nicht nur wegen dem modernen Handling des CRM, sondern vor allem auch, weil sich Dank des CRM die Mitarbeiter mehr und mehr um die wesentlichen Aspekte Ihres Jobs kümmern können, und nicht durch komplexe, teils manuelle Prozesse aufgehalten werden.
  • Nach Marketing, kommt nun auch die Adoption durch das Sales Team gut voran.

Wir konnten mit einem kompetenten Team von Cybersystems zusammenarbeiten, die uns mit innovativen Vorschlägen unterstützt haben.

Caviezel, Claudia

Operations Managerin

Resultat
  • Alle unsere Stammdaten sind bereits übernommen. Wir managen Termine, Teilnahmedaten, email-Marketing und Landingpages nun personalisiert.
  • Im Marketing sehen wir bereits erste Erfolge, in dem wir deutlich effizienter und schneller arbeiten können.
  • Die Sales Stammdaten sind ebenfalls erfasst und wir sammeln erste Erfahrungen. Unsere Verkaufsmannschaft wird sicherlich auch die Mobile Anwendung und den Realtime Zugriff auf das System von ausserhalb zu schätzen wissen.

Ich würde den Schritt zum neuen CRM mit Cybersystems nochmals gleich machen, mit einer Ausnahme: Ich würde am Anfang mehr Zeit in die Planung der Teilprojekte und der genauen Zieldefinition stecken.

Manhart, Monika

COO

Ausblick
  • Den «Booster» an Effizienzgewinn erwartet ZfU in Kürze mit der Einführung und Verknüpfung mit dem ebenfalls neuen ERP [Evidenz]. Ebenfalls steht die Digitalisierung des Offert-Prozesses an.

Dank dem neuen CRM wird die Orientierung entlang komplexerer Kunden «Journeys» möglich und wir können vor allem neue Tools im Digitalen Marketing sehr viel effizienter einsetzen und auch tracken.

Zimmermann, Monika

Online Marketing Managerin