Viele Unternehmen engagieren sich – auch in der Krise – für die Gesundheit und Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeitenden. Entsprechendes Know-how dazu offeriert ihnen die Winterthurer «Fit im Job AG». Diese steuert ihr Marketing und ihre Kommunikation mit Firmenverantwortlichen und weiteren Kunden längst über Microsoft Dynamics CRM.
Kurzprofil
- Die Wurzeln von fit im job reichen bis 1988. Betriebliche Gesundheitsförderung ist die Kernkompetenz. Menschen werden beraten, ihre Energie am Arbeitsplatz einzuteilen, um vital zu bleiben. Das nötige Wissen wird vor allem im Rahmen unternehmensweiter
- Projekte in Seminaren, über die Schulung von Führungs- und Fachkräften, aber auch online vermittelt. Und das schweizweit.
- Typische Online-Dienstleistungen sind die Schrittzähler-Aktion, mit der
- Mitarbeiter virtuell auf den Mount Everest geschickt werden, oder – speziell für PC-Arbeitskräfte – das Mikro-Pausenprogramm.
„Wir erwarten von unserem IT-Partner, dass er über Erfahrung mit dem Einsatz erprobter Software in KMU verfügt, die Fähigkeit besitzt, uns zuzuhören, und last but not least sinnvolle und ‹den-preis-werte› statt überteuerte Lösungen offeriert. Cybersystems erfüllt diese Erwartungen in sehr hohem Masse.“
Ole Petersen
Geschäftsführer
Facts & Figures
- Bereitstellung: CRM (gerade auf 2011 migriert) und die IT-Plattform werden extern gehostet; der Zugriff erfolgt via Internet, also ortsungebunden.
- Benutzer: 9 User nutzen das CRM zurzeit aktiv, drei davon sind externe Referenten.
- 9000 Kontaktdaten von fast 2500 Firmen und ihren Mitarbeitern sowie von individuellen Seminarbesuchern sind zurzeit erfasst.
- Zur Web-Applikation Micropause wurde eine Schnittstelle realisiert.
- Seit 2008 setzt Fit im Job auf Cybersystems; nach der Ablösung des damaligen Providers übernahm dies den Support für die damalige CRM-Version 3.0 und nun die Beratung und Migration auf 2011.
„Für uns ist eine Kundendatenbank, in der alle Aktivitäten erfasst und für alle Mitarbeiter sichtbar sind, von strategischer Bedeutung. Wir nutzen das CRM konsequent, und haben unsere Zielvorstellungen bislang realisiert.“
Ole Petersen
Geschäftsführer
Ausgangslage
- Die Modernisierung der bestehenden IT-Plattform auf Windows 7 war auch das Signal für die Migration des CRM.
- Mit dem neuen CRM soll wieder ein Programm zur Verfügung stehen, mit dem alle Kundenkontakte abgebildet und verwaltet und relevante Aktivitäten erfasst werden.
- Vor dem Entscheid wurden die Mitarbeiter aufgefordert, Ideen für zusätzliche Funktionalitäten vorzuschlagen.
- Ein Pflichtenheft wurde nicht erstellt. Man verliess sich auf die bisherige Erfahrung und die Vorschläge von Cybersystems. Und das mit Erfolg.
Herausforderungen
- Das Potenzial von Microsoft Dynamics CRM ist verlockend; es übersteigt indes rasch Bedürfnisse und Ressourcen eines KMU. Deshalb wurde entschieden, nur solche Prozesse zu aktivieren, die strategisch wichtig sind und deren Ausführung personell bewältigt werden kann.
- Als ergänzende Aufgabe sollte das CRM Marketing und Event Management der jährlich bis zu 300 Auftritte und Seminare unterstützen.
- Die Mitarbeiter sollten befähigt werden, jedem um Auskunft ersuchenden Kunden am Telefon ohne Rückfragen korrekte Auskünfte zu geben und attraktive Dienstleistungen zu offerieren.
„Effizienz und Effektivität unserer Arbeit hat sich dank dem CRM verbessert. Besonders deutlich zeigt sich dies im Marketing.“
Patrick Stäuble
Leiter Gesundheitsförderungsprogramme
Umsetzung
- Für die Migration der IT-Plattform und des CRM wurde ein verlängertes Wochenende benötigt.
- Die Mitarbeiter waren kaum betroffen, sie brauchten nach kurzer Schulung 2-3 Wochen, um sich an den Umgang mit den neuen, aber ähnlichen Oberflächen von Office 10 und CRM 2011 zu gewöhnen.
- Alle unter Version 3 individualisierten Prozesse wurden von der neuen Version unverändert übernommen oder angepasst.
Highlights
- Heute bildet das CRM nicht nur alle Kundendaten – von der Anfrage über die Offerterstellung bis zum Auftrag – erwartungsgemäss ab, sondern auch alle Seminardaten inkl. Teilnehmern, Inhalten u.v.m.
- Selbst Anfragen persönlich betreuter Kunden können von Teamkollegen in Vertretung des Verantwortlichen korrekt beantwortet werden. Das CRM liefert die dazu nötigen Daten und Angaben aufs Display.
- Die Version 2011 braucht für gleiche Prozesse weniger Mausklicks als die Vorversion.
„Als Kleinunternehmen schaffen wir mit sehr modernen IT-Produkten. Aber wir machen bewusst nicht jede Migration mit.“
Patrick Stäuble
Leiter Gesundheitsförderungsprogramme
Resultat
- Der gezielte Versand von Mails sowie die individuell ausgerichtete Kommunikation mit Kunden trägt massgeblich zur guten Profilierung des Unternehmens bei aktuellen und potenziellen Kunden bei.
- Die einfache Selektion gleicher Interessenten erlaubt es Fit im Job, mit bisherigem Personal neue Seminare und Veranstaltungen im Markt zu lancieren; die Prozesse sind einfacher und effektiver geworden.
- Alle Daten und Prozesse sind sicher abgelegt. Das beruhigt ungemein.
Ausblick
- Seit jeher wird das CRM konsequent mit Daten gefüttert. Die Analyse und Verdichtung zu Reports wird noch intensiviert. Denn damit soll der strategisch besonders relevante Nutzen des CRM ohne Zusatzinvestition weiter gesteigert werden.
- Die Zusammenarbeit mit Cybersystems hat sich als unkompliziert und effizient herausgestellt. Das entspricht den Bedürfnissen eines KMU wie Fit im Job. So soll es auch bleiben.