Management

Cybersystems Sofort-Rückruf

Anrede

Effizienz und Sicherheit der Kundenkommunikation

Die PIT Invest & Trust AG verlässt sich mit ihren fünf Anwendern auf die Unterstützung von Microsoft Dynamics CRM. Sie verbessert damit nicht nur die Effektivität ihrer Arbeit, sondern erhöht gleichzeitig die Sicherheit, den steigenden Finanzmarktregulierungen zu genügen.

Kurzprofil
  • Gründer und Hauptaktionär: André Pabst.
  • Gründung: 1993 als GmbH, 2008 Überführung in eine AG, zu diesem Zeitpunkt kommt Andreas Wenger als Partner an Bord. Er verfügt über langjährige CRM-Erfahrung.
  • Klientele: Vermögende Kunden mit Wohnsitz in der Schweiz.
  • Angebotspalette: Von konservativen bis risikobehafteten Anlageprodukten und zwei eigene Fonds.
Facts & Figures
  • CRM: Finanzpaket (On Premise) auf eigenem Server.
  • Anwender: Alle 5 Mitarbeiter, auch mobil.
  • Inzwischen werden 400 Kunden und Prospects im CRM gepflegt.
  • Versandarten: Briefe, Rechnungen, E-Mails, Newsletter etc.
  • Terminierung: Überprüfungsmassnahmen von Regulierungsvorschriften, Beratungsgesprächen etc.
  • Dokumentierung: Kundenhistories, Risikoprofile, Quartalsberichte.

Das CRM hilft uns nicht nur, zentrale Prozesse im Unternehmen effizienter zu gestalten, sondern auch, mit eigenständig erstellten Reports aktuelle Management-Informationen zu generieren.

Wenger, Andreas

Partner

Ausgangslage
  • CRM-Erfahrung: Mit der Implementierung des CRM-Systems wurde Neuland betreten, um die Kundenbetreuung und -akquisition zu verbessern.
  • Prozessanpassung: Dokumentation der Kundenkommunikation, steigende Kundenanzahl, Verschärfung der Finanzmarktregulierungen erforderten eine Modernisierung und Professionalisierung.
  • Evaluierung: Nach gründlicher Vorbereitung und Evaluierung fiel die Wahl auf Microsoft Dynamics CRM und Cybersystems als Provider. Sie überzeugten mit Blick auf das Pflichtenheft am meisten.
  • Voraussetzung: Das System wurde konsequent auf die eigenen individuellen Bedürfnisse angepasst.
Herausforderungen
  • KMU: Lösung finden, die alle relevanten Sicherheitsbestimmungen sowie die Forderungen des Pflichtenhefts erfüllt, die sich rechnet und für wenige Benutzer sinnvoll einsetzbar ist.
  • Eigenleistung: Bei der Implementierung sollten Mitarbeiter selbst unterstützend tätig sein.
  • Microsoft Office: Zur Erstellung mussten früher erfasste Daten aus Office-Dokumenten gescannt oder per Hand ins CRM eingegeben werden.
  • Reports: Bislang nicht eingesetzt, sollen sie in Zukunft helfen, die Arbeit aufgrund von neuen Erkenntnissen gezielt zu verbessern.

Ich bin sehr zuversichtlich, dass wir die gesteckten Ziele mit dem CRM erreichen werden und dass sich die Investition als wichtig und richtig erweist.

Wenger, Andreas

Partner

Umsetzung
  • Einführungszeitraum: 6 Monate, Individualisierung und Datenerfassung.
  • Datenerfassung: Die Dateneingabe aus früher erfassten Office-Dokumenten erfolgt per Hand, ist zeitaufwendig und hält noch an.
  • Schulung und Akzeptanz: Nur drei halbtägige Schulungen waren nötig, um bei den Anwendern das Verständnis für das CRM und das Vertrauen ins Tool und in das Cybersystems-Team zu schaffen.
Highlights
  • Reports: Das Erstellen von aussagefähigen Reports gehört zu den wichtigsten Zwischenzielen. Erste Versuche fielen ermutigend aus. Die Datenlage muss aber noch verbessert werden.
  • Nutzen: Die Vorbereitung auf ein Kundengespräch mit einem Blick auf den Bildschirm ist extrem effizient und hilfreich.
  • Bei kurzfristig vereinbarten Terminen oder Telefongesprächen werden Informationslücken und Leerläufe verhindert.
  • Das Einhalten der Vorschriften ist garantiert.
Resultat
  • Arbeitserleichterung: Diese wird nach Abschluss der Bestandsdatenerfassung deutlich spürbar. Gleichzeitig fällt das Risiko weg, gesetzliche Obligatorien ggf. nicht eingehalten zu haben.
  • Zusatznutzen: Dank der „Histories“ unterstützt das CRM das Jobsharing sowie den Einstieg neuer Mitarbeiter auf allen Stufen. Histories geben ihnen Auskunft über alle relevanten Vorgänge und sind für alle rasch und sauber strukturiert einsehbar.
Lösungsdesign

Lösungsdesign

Das CRM erleichtert uns sicherzustellen, dass wir die Vorgaben der Behörden erfüllen und gibt uns Sicherheit, die Obligatorien korrekt einzuhalten.

Leopold, Claudia

Leiterin Marketing & Administration

Ausblick
  • Motivation: Die Erwartungen an die Reports sind hoch und motivieren zur alltäglichen Datenerfassung.
  • Nächste Schritte: Nach der exzellenten Erfahrung mit ihrem ersten CRM und mit Cybersystems als Provider ist der nächste Schritt beschlossene Sache.
  • Projekt Fakturierung und Portfolioverwaltung: Schon bald soll das CRM um die Fakturierung und die Portfolioverwaltung ergänzt werden.

Die hervorragende Zusammenarbeit mit Cybersystems und der erreichte Stand bei Kundenbetreuung und -akquisition hat uns ermutigt einen weiteren Schritt ins Auge zu fassen. Die Fakturierung und Portfolioverwaltung soll ins CRM integriert werden. Auch dabei setzen wir wieder auf Cybersystems.

Wenger, Andreas

Partner