Vor gut 2 Jahren erhielt Cybersystems den Projekt-Zuschlag zur Einführung von Microsoft Dynamics CRM in der ROTRONIC AG. Es galt eine bestehende Lösung durch ein aktuelles, modular erweiterbares System zu ersetzen. Heute arbeiten bereits 50 Mitarbeiter mit dem System, es herrscht eine spürbare Aufbruchsstimmung. Erfolge können bereits nach wenigen Monaten verzeichnet werden.
Kurzprofil
- Fokus: Rotronic wurde 1965 gegründet und positioniert sich als ein international ausgerichtetes Handels- und Produktionsunternehmen. Es bietet diverse Lösungen für Händler- und Industrie-Kunden an.
- Produktion: In der Schweiz werden High-End-Feuchtesensoren hergestellt und über eigene Gesellschaften bzw. Distributoren weltweit vertrieben.
- Handel: Rotronic importiert auch Elektronikartikel und lässt Produkte unter Eigenmarke im Ausland herstellen, um sie weltweit zu vertreiben.
- Mitarbeiter: Rotronic Schweiz beschäftigt 155 Mitarbeiter.
„Mit der Pflege des Interessentenstamms kommen wir voran und können bereits spürbare Erfolge verzeichnen. Die Mitarbeiter sind richtig motiviert. Es herrscht eine riesige Erleichterung.“
Hansruedi Merz
Chief Financial Officer
Facts & Figures
- Bereitstellung: Das CRM wird auf eigener Infrastruktur vom internen IT-Team unterhalten.
- Einsatz: Es ist ab August 2012 im Einsatz.
- Anwender: zurzeit 40, Zielgrösse 60.
- Adressen: mit ERP synchronisiert: über 40‘000 Interessenten und Kunden.
- AddOns: Zurzeit sind sechs AddOns im Einsatz, u.a. Salutation, AdressSynchronization, I2Interface und Autonumbering; weitere werden folgen; die zusätzliche Automatisierung wird sehr geschätzt.
„In der Zusammenarbeit mit Cybersystems hat es auch Diskussionen gegeben. Aber insgesamt war es eine sehr fruchtbare und erfolgreiche Zusammenarbeit. Die Erwartungen an das Projekt werden erfüllt.“
Pascal Thür
Projektleiter
Ausgangslage
- Das neue Tool ist das Resultat des dritten Versuchs. Das erste CRM (eigentlich ein ERP) ist in die Jahre gekommen; ein Erneuerungsprojekt konnte nicht umgesetzt werden, man suchte nach einer neuen Lösung.
- Dank Outlook Integration viel der Entscheid auf Microsoft Dynamics CRM. Der Microsoft Gold Partner Status von Rotronic unterstrich die Entscheidung zusätzlich.
- Cybersystems offerierte bereits vor dem Erneuerungsversuch, jetzt brauchte man einen professionellen Partner mit langjähriger Erfahrung.
Herausforderungen
- Anforderungsprofil: CRM System, dass eine strukturierte Vertriebsarbeit verlässlich und nachhaltig unterstützt.
- Neu programmierte ERP Schnittstelle.
- Statt einer Vielfalt von Tools CRM als anwenderfreundliche Plattform nutzen.
- Fazit: Festlegung klarer und verbindlicher Bedienungsregeln. Jeder neue Interessent wird im CRM erfasst.
„Die AddOns sind eine tolle Sache. Microsoft liefert ein System mit offenen Schnittstellen. Entweder man programmiert seine Lösungswünsche selbst oder kauft die Module beim Spezialisten, bei CRMBricks.com, der diese Apps aufgrund branchenübergreifenden Erfahrungen programmiert. In diesem Fall kann man sich als Firma die Lösungen rauspicken, die relevant und nützlich sind. Bei uns sind diese AddOns sehr gefragt.“
Pascal Thür
Leiterin IT & Support
Umsetzung
- Für den Start des CRM Projektes wird einer der drei Firmenbereiche festgelegt.
- 1. Schritt nur Stammdaten aus dem ERP werden übernommen, die Migration weiterer CRM Daten ist in Prüfung und erfolgt in einem 2. Schritt.
- Für die Kategorie «Kunden» bleibt das ERP das führende System. «Ansprechpartner» werden zu Leads; «Interessenten» werden im CRM erfasst, zu «Kunden» mutiert und via Schnittstelle von ERP übernommen.
Highlights
- Die Office-typische Oberfläche sorgt beim CRM-Benutzer für eine äusserst kurze Einarbeitungszeit. Aufbau und Ablauf sind sehr intuitiv.
- Geschätzt wird die Möglichkeit, Eingabeprozesse auf mehreren Wegen zu eröffnen.
- Die Schritt für Schritt Vorgehensweise bei der Projektumsetzung von Cybersystems findet hohe Beachtung – in kurzen Releasezyklen das CRM System weiter optimieren.
Resultat
- Eine Analyse des Interessentenstamms ergibt ein konsequenteres Bewirtschaften der Kunden und erleichtert die strukturierte Vertriebsarbeit. Ein entscheidender Benefit aus dem System ist nach sehr kurzer Zeit bereits realisiert.
- Die Visualisierung des CRMs ermöglichte Einblicke die zeigten, dass eine grössere Zahl von Kontakten im ERP in der Vergangenheit nicht korrekt verwaltet wurden. Die Bereinigung bringt eine erhebliche Arbeitserleichterung und Reichweitenerhöhung der Marketingmassnahmen.
Ausblick
- Das Projektteam geht die Nutzung des CRM in Phasen an. Nach der Einführung im Vertrieb wird das Marketing und der Customer Service künftig unterstützt.
- Ein CRM Projekt sei als Ganzes nie abgeschlossen, sondern lediglich die gemeinsam, definierten Phasen. Zurzeit findet ein Test im Alltagsbetrieb statt, um zusätzliche Entlastungen zu generieren.