Wer sich als Unternehmensberater auf Kostenmanagement spezialisiert, hat ständig Zielgrössen seiner Kundschaft wie Produktivität, Effektivität und Effizienz im Visier. Doch im eigenen Haus gilt die gleiche Maxime. Um diese und weitere Ziele umzusetzen, hat Andreas Bünter sein bestehendes durch ein zeitgemässes CRM von Microsoft Dynamics ersetzt. Im Fokus steht dabei die Optimierung seiner Vertriebsprozesse.
Kurzprofil
- Bünter Management ist einer von sieben Schweizer Lizenznehmern der in England gegründeten Expense Reduction Analysts, einer weltweit tätigen Organisation, deren Mitglieder ihre Kunden bei der Senkung der Allgemeinkosten, vor allem in Bereichen wie Logistik, Energie, Reinigung, Druckkosten etc., unterstützen.
- Bünter Management berät seine Kunden aber auch bei der Restrukturierung und bei der Neuausrichtung ihrer Unternehmen im Vertrieb- und Kundensupport.
„Als Berater will ich mich in gewissen Bereichen profilieren, um bei Kunden Vertrauen zu schaffen. Deshalb kommuniziere ich auch, dass wir Microsoft Dynamics CRM einsetzen. Viele Kunden wissen das zu schätzen.“
Andreas Bünter
Partner Expense Reduction Analysts
Facts & Figures
- Zielmarkt von Bünter Management umfasst rund 2800 mittelständische Unternehmen in der deutschsprachigen Schweiz; inzwischen werden aber auch erste Aufträge in Deutschland verhandelt.
- 2009 gegründet, bewältigen heute zehn z.T. Festangestellte und je nach Auftragslage und Projekten freie Mitarbeiter das Beratungspensum.
- Um sich auf seine Beratertätigkeit zu fokussieren und nur die nötigsten internen Ressourcen für IT zu verwenden, entschied sich Bünter Management, die neue CRM-Version als Swiss Cloud-Lösung zu realisieren.
- Die Gruppe der Benutzer wird bewusst klein gehalten, später soll sie auf alle Berater ausgedehnt werden.
„Wir haben mit Cybersystems eine vertiefte Diskussion über die Priorisierung und Strukturierung unserer Daten geführt. Das war ausgesprochen nützlich.“
Andreas Bünter
Partner Expense Reduktion Analysts
Ausgangslage
- Schon seit 2004 verlässt sich Bünter Management auf Microsoft Dynamics CRM, dessen Möglichkeiten im Rahmen der Vertriebssteuerung bislang aber nur ansatzweise wahrgenommen wurde. Das sollte sich ändern.
- Immerhin verfügte die Firma bereits über eine ansehnliche Sammlung von Stammdaten von über 4000 Firmen…
- … die vor der Migration ins neue System jedoch konsequent priorisiert und strukturiert und auf einen top-aktuellen Stand gebracht wurden.
Herausforderungen
- Microsoft Dynamics CRM ist mächtig und vielfältig einsetzbar. Bünter wollte deshalb, dass die neue Lösung auf seine konkreten Bedürfnisse, insbesondere auf die Unterstützung des Vertriebs, ausgelegt wird.
- Dazu galt es, die Verkaufsprozesse im Haus primär den Vorgaben des CRM anzupassen.
- Als generelles Ziel wurde definiert, die knappen Personalressourcen des Unternehmens möglichst effektiv einzusetzen und zu nutzen sowie den Vertriebsaufwand optimal zu gestalten.
- Mit der Kenntnis und Vertrautheit des Systems erkennt der Benutzer neue Einsatzmöglichkeiten. Nur ist dieser Prozess kaum vorherzusehen, was es erheblich erschwert, den CRM-Ausbau exakt zu budgetieren.
„Die Ausrichtung des Vertriebsprozesses an den Vorgaben des CRM hat die Effizienz des Prozesses verbessert und die Zeitabläufe gestrafft.“
Andreas Bünter
Partner Expense Reduktion Analysts
Umsetzung
- Die Migration der Daten verlief nach der Vorbereitung problemlos und ohne dass der Tagesbetrieb dadurch in Mitleidenschaft gezogen wurde.
- Mit mehreren AddOns von CRMBricks.com wurde der Zielsetzung der Vertriebsunterstützung Rechnung getragen. Bereits im Einsatz sind DocumentGenerator, AdressSynchronization, Salutation, MarketingList-Hierarchie sowie AutoNumbering. Weitere werden folgen.
- Die bisherigen Anwender konnten während der Inbetriebnahme der neuen Version anhand praktischer Aufgaben geschult werden.
- Dank Unterstützung durch Cybersystems, welche das System seit Anfang an betreut, konnte das Projekt termingetreu umgesetzt werden.
Highlights
- Der Vertriebsprozess ist heute dank Unterstützung durch das CRM sehr gut strukturiert und erfolgreich organisiert.
- Er wird entsprechend konsequent umgesetzt und kontrolliert.
- Die Übersicht über Leads, Prospects und neu akquirierte Projekte ist jederzeit möglich und fördert ein zeitnahes Vertriebs- und Kundenmanagement.
- Als besonders nützlich stellt sich auch die lückenlose Dokumentation aller Vertriebsaktivitäten heraus. Schon mehrmals konnten sich Kunden auf die Projektdokumentation von Bünter Management für eigene Zwecke verlassen.
„Mit dem gezielten Einsatz von AddOns von CRMBricks.com sparen wir viel Zeit, die wir andernorts nützlicher einsetzen können.“
Andreas Bünter
Partner Expense Reduction Analysts
„Die Unterstützung von Seiten Cybersystems war sehr zuverlässig und hilfreich. Das Team ist kompetent und bietet einen guten professionellen Service.“
Andreas Bünter
Partner Expense Reduction Analysts
Resultat
- Mit der Neupriorisierung und Optimierung der Datenbestände wurde der Vertriebsprozess spürbar gestrafft.
- Im Verkauf, im Projektmanagement und in der Kundenbetreuung läuft es deutlich besser, seit das neue CRM im Einsatz ist.
- Jeder Beteiligte weiss jederzeit, was er zu tun hat.
- Kundengespräche werden auf Basis der vorher ausgewerteten Dokumentation zielgerichteter und überzeugender geführt.
Ausblick
- Weitere AddOns sollen eingeführt werden: eine neue Version des Dokumenten-Generators und eine E-Mail-Lösung für den Newsletter-Versand stehen vor der Implementierung.
- Als weiterer Schritt wird die Rechnungstellung durch das CRM geprüft. Aus Prioritätsgründen wurde darauf bislang noch verzichtet.
- Zudem soll der Einsatz des CRM als Managementtool für die gezielte Optimierung des Vertriebs nach und nach intensiviert werden.
- Und dann steht die mobile Nutzung des CRM auf Tablet PCs durch die Berater auf der Planungsliste, damit Besuchsberichte im Anschluss an die Besprechung direkt in die Datenbank geschrieben werden können.